IP-телефония — это мощный инструмент для современного бизнеса, который упрощает коммуникацию и повышает эффективность работы. Руководители получают возможность объединить филиалы и офисы в единую сеть, анализировать эффективность рекламы и контролировать рабочие процессы. Для менеджеров система открывает доступ к истории звонков, записям разговоров и гибкому распределению входящих вызовов. Клиенты также оценивают преимущества: функция обратного звонка (Call Back) избавляет от ожидания на линии, а голосовое меню (IVR) помогает быстро найти нужного специалиста.
Однако все эти преимущества могут быть сведены на нет, если допустить ряд распространённых ошибок. Давайте разберём основные подводные камни и узнаем, как их избежать.
1. Выбор ненадёжного провайдера
Качество связи — фундамент успешной телефонии. Регулярно проверяйте стабильность соединения и исправность оборудования. Казалось бы, мелкие неполадки вроде обрыва звонка могут привести к серьёзным финансовым потерям. Если клиент не может дозвониться из-за проблем на стороне оператора, он, скорее всего, обратится к конкурентам. Прежде чем винить маркетинг в низкой конверсии, убедитесь, что ваша связь работает безупречно.
Плохая связь, обрывы на линии, пропущенные вызовы – все это может обернуться убытками для компании
2. Неподготовленные менеджеры
Клиенты ценят своё время. Постоянные переключения между отделами и некомпетентные ответы раздражают и подрывают доверие. Чтобы этого избежать, создайте детальные скрипты и инструкции для сотрудников. Используйте функцию «Тренер» в виртуальной АТС: опытный коллега сможет незаметно для клиента подсказывать новичку правильные ответы в режиме реального времени, что ускорит обучение и повысит качество обслуживания.
3. Ошибки в контактных данных на сайте
Даже небольшая опечатка в номере телефона на сайте может стать фатальной. Такие ошибки часто возникают при вёрстке или обновлении контента. Регулярно проверяйте всю контактную информацию, иначе вы рискуете потерять потенциальных клиентов, которые просто не смогут до вас дозвониться.
4. Отсутствие интеграции с CRM
Если вы тщательно отслеживаете онлайн-продажи через Google Analytics, но игнорируете интеграцию телефонии с CRM-системой, вы получаете искажённую картину. Все сделки, заключённые по телефону, выпадают из аналитики, что мешает объективно оценивать эффективность продаж и работу менеджеров. Интеграция позволяет автоматически записывать звонки, создавать карточки клиентов и видеть полную историю взаимодействий.
5. Игнорирование пропущенных звонков
Пропущенный вызов — это потенциально потерянная сделка. Настройте систему уведомлений о пропущенных звонках через SMS или email. Дополнительно можно активировать переадресацию на мобильные телефоны сотрудников. Это обеспечит непрерывную связь с клиентами даже при проблемах с интернетом в офисе.
6. Недооценка угроз кибератак
Конкуренты или злоумышленники могут использовать ботов для атаки на ваши телефонные линии. Например, во время акции по продаже смартфонов боты могут заблокировать все входящие линии, не давая дозвониться реальным покупателям и истощая ваш бюджет. Для защиты используйте простые, но эффективные методы. Настройте голосовое меню так, чтобы для соединения с оператором абоненту нужно было нажать определённую цифру — это отсеет большинство ботов. Также выбирайте провайдеров с сильной технической поддержкой, способной оперативно реагировать на подобные инциденты.
Обратите внимание: 15 основных ошибок телефонных продаж.
7. Пренебрежение сквозной аналитикой
Интеграция CRM и IP-телефонии открывает доступ к глубокой аналитике. Система фиксирует всё: количество и длительность звонков, время ответа на заявку, эффективность каждого менеджера. Эти данные — ключ к росту продаж. Например, если анализ покажет, что менеджеры перезванивают клиентам не через положенные 2 часа, а через 4, и это приводит к срыву сделок, вы сможете ввести KPI по времени ответа и систему мотивации (бонусы или штрафы) для его соблюдения.
Настроить виртуальную АТС для максимальной эффективности несложно. Хороший оператор поможет конфигурировать все функции и окажет поддержку при возникновении проблем. Чтобы оценить все возможности на практике, можно воспользоваться пробным периодом. Например, компания New-Tel предлагает бесплатный пятидневный тест-драйв своей IP-телефонии.
Понравилась статья? Делитесь с друзьями, ставьте лайк и подписывайтесь на наш сайт «IP-телефония NEW-TEL», чтобы не пропустить новые материалы!
Больше интересных статей здесь: Гаджеты.
Источник статьи: 7 типичных ошибок при работе с ip-телефонией.