Использование данных документов, редактирование и хранение в архиве – важные задачи для каждой компании. Это основа любой компании. В эпоху цифровых технологий, облачных хранилищ и большого количества компьютеров есть возможность перейти на электронный архив.
Преимущества электронного документооборота:
- безопасное место для хранения документов, не страшен пожар, кража или попытки повредить важные бумаги;
- круглосуточный быстрый доступ к любому документу (по запросу пользователя);
- высокий уровень конфиденциальности к документации компании;
- возможность совмещать работу электронного и бумажного архивов.
Отметим, что доступ к ЭКО регулируется руководством компании путем защиты входа авторизацией (предоставления доступа только ограниченному количеству работников). Также можно установить пароли на самые важные документы, настроить оповещение в случае попытки редактирования или удаления файлов.
Если интересует надежный электронный архив, компания АТЛАС предлагает выгодные тарифы и высокую безопасность хранения файлов на надёжном сервере, подробнее на сайте atlas-soft.ru.
В каких случаях стоит переходить на ЭДО
Использование бумажного документооборота существенно затягивает процесс получения необходимой информации. В случае использования электронного архива любой сотрудник, имеющий доступ, может подключиться к базе, найти через поиск номер или название документа, и получить необходимую информацию.
Также бумажный архив может быть уничтожен случайно начавшимся пожаром или другими факторами. В компаниях, которые предлагают услуги ЭДО установлена защита от потери любых документов, попадающих в электронный архив. При переносе документов поручите сотруднику создать картотеку, чтобы была возможность в разы быстрее найти необходимую информацию. Также картотека позволит правильно заносить новую документацию в электронном формате.
Подключиться к архиву можно в любой точке страны и мира. Например, если открываете филиалы в разных регионах и странах, есть возможность предоставить доступ к необходимой технической документации или внутренней политике компании. Также доступ будет у руководителя, который отправился в коммандировку на деловую встречу с партнерами.
Сервис работает в автоматизированном режиме: настройка и устранение технических неполадок осуществляется специалистами компании, которая предоставляет сервис. Вы сможете в любое время суток использовать архив с документами, создавать новые разделы картотеки, перемещать документацию в любую картотеку.